직장인 업무 효율성 200% 높이는 SMART 공식을 적용한 의사소통 비법

 

 

계획을 세워도 일정이 틀어지는 이유? 영향요인을 모르면 생기는 문제들

 

 

SMART 공식을 적용한 명확한 의사소통

- 직장인들의 효율적인 업무 커뮤니케이션을 위한 팁 -

 

안녕하세요! 오늘은 우리가 일상에서 자주 겪는 모호한 지시와 커뮤니케이션의 문제를 어떻게 해결할 수 있을지 이야기해 보려고 해요. 직장 내에서 누군가에게 "회식 장소 알아봐 줘" 이런 식으로 말하고 나서, 사실 어떤 결과물이 나올지 모르고 불안한 적 있지 않나요? 

그렇다면, SMART 공식을 적용한 의사소통이 얼마나 효과적이고 유용한지, 한번 생각해 보면 좋을 것 같아요. SMART 공식을 활용하면, 우리가 생각하는 것과 유사한 결과를 얻을 수 있고, 불확실성도 줄일 수 있답니다. 자, 그럼 공식이란 무엇이고, 어떻게 의사소통에 적용할 수 있는지, 직장인들이 공감할 수 있는 예시를 통해 풀어볼게요!

SMART 공식을 간단히 알아보자!
우리가 흔히 SMART 공식하면 목표 설정을 생각하는데요. 사실 이 공식은 의사소통에서도 대단히 유용해요. SMART는 다음과 같은 5가지 기준을 의미해요:

• S (Specific, 구체적): 목표나 지시가 뚜렷하고 명확해야 해요.
• M (Measurable, 측정 가능): 목표가 얼마나 달성되었는지 평가할 수 있는 기준이 있어야 해요.
• A (Achievable, 달성 가능): 너무 비현실적인 목표는 없겠죠? 현실적인 범위 안에서 설정해야 해요.
• R (Relevant, 관련성): 목표가 나의 일상 업무나 조직 목표와 연결되어 있어야 해요.
• T (Time-bound, 기한 설정): 언제까지 완료해야 하는지 기한이 명확해야 해요.

이 5가지 기준을 의사소통에 잘 적용하면, 사람들 간의 오해가 줄어들고, 더 효율적인 업무 진행이 가능해지죠!

예시상황 1: "회식 장소 알아봐 줘"를 SMART 하게 바꾸기
직장 내에서도 "회식 장소 알아봐 줘"라는 요청은 자주 있잖아요? 그렇지만 이 요청도 SMART 하지 않으면, 아마 여러 번 확인하는 번거로움이 생길 수 있어요. 예를 들어, 팀장님이 이렇게 말하셨을 때:

• Specific (구체적): "이번 주 금요일, 우리 팀 회식 장소를 10명이 앉을 수 있는 한식집으로 알아봐 줘."
• Measurable (측정 가능): "최소 3곳을 추천해 줘."
• Achievable (달성 가능): "예산은 1인당 2만 원 이내로 맞춰야 해."
• Relevant (관련성): "우리 팀은 모두 다 같이 앉을 수 있는 공간이 중요해."
• Time-bound (기한 설정): "목요일 오후 5시까지 추천해 줘."

이렇게 SMART 하게 요청하면, 내가 원하는 회식 장소가 정확히 어떤 조건을 충족해야 하는지, 언제까지 어떤 결과물을 받아야 하는지 확실히 알 수 있겠죠?

예시상황 2: 업무 지시 SMART 하게 주기

직장에서 상사에게 "이 보고서 작성해 줘"라고 하면, 그 지시가 너무 모호하지 않나요? 보고서의 형식이나 내용, 기한도 불명확하면 내가 어떤 방향으로 작성해야 할지 헷갈릴 수 있어요. 이런 상황을 SMART 하게 바꿔보면:

• Specific (구체적): "이번 분기 매출 보고서를 작성해 줘. 분기별 매출 현황과 주요 지표를 포함해야 해."
• Measurable (측정 가능): "보고서에는 매출 그래프와 각 항목의 숫자가 정확하게 들어가야 해."
• Achievable (달성 가능): "우리 팀에서 이미 데이터를 수집했으니 그걸 바탕으로 작성하면 돼."
• Relevant (관련성): "이 보고서는 월말 회의에서 발표할 자료야."
• Time-bound (기한 설정): "내일 오후 3시까지 완성해서 보내줘."

이렇게 지시를 주면, 내가 무엇을 해야 할지 정확히 알 수 있고, 기한도 명확해서 업무에 차질 없이 진행할 수 있겠죠.

예시상황 3: SMART 하게 업무 지시받기
반대로, 우리가 상사나 동료로부터 지시를 받을 때도, 가끔은 지시가 너무 모호해서 당황스러울 때가 있죠. 예를 들어, "이 프로젝트 관련 자료 준비해 줘"라고 했을 때, 나는 어떤 자료를 준비해야 할지 확신이 서지 않아요. 이럴 때 SMART 하게 질문을 던지면 상대방이 더 구체적인 지시를 할 수 있게 돼요.

• Specific: "어떤 자료를 준비해야 할까요? 보고서 형식인가요?"
• Measurable: "자료에는 어떤 내용이 포함되어야 하나요?"
• Achievable: "이 자료는 내일까지 준비하는 게 가능한가요?"
• Relevant: "이 자료는 회의 발표용인가요, 아니면 이메일로 공유하는 용도인가요?"
• Time-bound: "언제까지 제출해야 할까요?"

이렇게 SMART 하게 질문을 하면, 상대방도 내 요구에 맞춰 구체적인 답변을 줄 수 있게 되죠.

SMART 의사소통의 장점
1. 목표를 주는 사람: 덜 답답하고 빠르게 결과 얻기
SMART 하게 지시하면, 상대방이 무엇을 해야 할지 정확히 알 수 있기 때문에, 기다리거나 확인하는 시간이 줄어듭니다. 이에 따라 더 빠르고 정확한 결과를 얻을 수 있죠!

2. 목표를 받는 사람: 불안한 해소와 업무 관리
SMART 한 의사소통 덕분에, 내가 해야 할 일이 무엇인지, 기한은 언제인지 확실하게 알 수 있어요. 덕분에 "이게 맞나?"라는 고민 없이, 업무를 진행할 수 있고, 여러 가지 일을 동시에 처리할 때도 일정 관리가 수월해집니다.

 

오늘은 직장 내에서 자주 겪을 수 있는 의사소통의 문제를 SMART 공식을 통해 해결할 수 있는 방법에 대해 알아봤어요. SMART 공식을 잘 활용하면, 모호한 지시에서 벗어나 구체적이고 명확한 의사소통을 할 수 있어, 업무 효율도 높아지고 스트레스도 줄어든답니다. 이젠 여러분도 SMART 한 의사소통을 통해, 더 명확한 결과를 얻어보세요!

 

SMART 하게 업무 지시받기

 

 

Clear Communication with the SMART Framework

- Tips for Efficient Workplace Communication for Employees -

 

Hello! Today, we’re going to talk about how to solve the common issues of vague instructions and communication problems we face in our daily work life. Have you ever been asked something like, “Find a place for the company dinner” and been unsure of what exactly was expected from you? It’s a feeling we all know too well!

In such cases, applying the SMART framework to communication can be incredibly effective and useful. By using SMART, we can achieve results that align more closely with our expectations and reduce uncertainty. So, let’s take a look at what this framework is and how we can apply it to our communication at work, with some relatable examples for employees!

Let’s Take a Quick Look at the SMART Framework!
When we hear the term "SMART," we usually associate it with goal setting, but this framework is also very useful for communication. SMART stands for the following 5 criteria:

• S (Specific): The goal or instruction needs to be clear and precise.
• M (Measurable): There should be a way to measure how well the goal has been achieved.
• A (Achievable): The goal must be realistic and attainable within the given context.
• R (Relevant): The goal should be relevant to your everyday work or the organization’s overall objectives.
• T (Time-bound): The goal must have a clear deadline or timeframe.

By applying these 5 criteria to communication, misunderstandings can be minimized, and more efficient work progress can be made!

Example 1: Turning "Find a place for the company dinner" into SMART Communication
A common request at work might be, “Find a place for the company dinner,” right? But if this instruction isn’t SMART, you may end up confirming multiple times, wasting time and effort. Here’s how you can make the request SMART:

• Specific: “Find a place for the company dinner this Friday that can accommodate 10 people and serves Korean food.”
• Measurable: “Please suggest at least 3 places.”
• Achievable: “The budget should be no more than 20,000 KRW per person.”
• Relevant: “It’s important that the restaurant has enough seating for everyone to sit together.”
• Time-bound: “Please send me your recommendations by Thursday at 5 PM.”

By making the request SMART, you’ll be clear about the expectations—what kind of restaurant you need, how many suggestions are required, the budget, and when the task should be completed!

Example 2: Giving SMART Instructions for Report Writing
In the workplace, you might ask your team member, “Please write this report,” but this instruction can often be unclear, right? What format should the report be in? What should it include? Without specific guidance, it can be difficult to know exactly what’s expected. Here’s how to make it SMART:

• Specific: “Please write a report for this quarter’s sales, including quarterly performance and key metrics.”
• Measurable: “The report should include sales graphs and exact numbers for each category.”
• Achievable: “Our team has already gathered all the necessary data, so you just need to compile it into the report.”
• Relevant: “This report will be used in the month-end meeting presentation.”
• Time-bound: “Please finish it by tomorrow at 3 PM and send it to me.”

By giving a SMART instruction, the person receiving the task will know exactly what needs to be done, how to do it, and by when!

Example 3: Receiving SMART Instructions for a Task
On the flip side, sometimes we get vague instructions from our bosses or colleagues, which can leave us unsure about what exactly they want. For example, if your manager says, “Please prepare materials for this project,” it might be unclear what kind of materials are needed. In this case, you can use the SMART framework to ask for clarification:

• Specific: “What type of materials should I prepare? Should it be in a report format?”
• Measurable: “What content needs to be included in the materials?”
• Achievable: “Is it possible to have the materials ready by tomorrow?”
• Relevant: “Are these materials for a meeting presentation, or will they be shared by email?”
• Time-bound: “When do you need the materials by?”

By asking SMART questions, your boss will be able to provide you with clear answers that align with your expectations.

Benefits of SMART Communication
1. For the Person Giving Instructions: Get Results Faster with Less Frustration
When instructions are SMART, the person receiving them knows exactly what they need to do. As a result, there’s less waiting around and checking in. This leads to quicker, more accurate results!

2. For the Person Receiving Instructions: Reduced Anxiety and Better Task Management
With SMART communication, you know exactly what needs to be done, when it’s due, and how to measure your progress. This reduces the feeling of uncertainty and helps you manage multiple tasks and deadlines more effectively.

Today, we explored how applying the SMART framework can solve the common communication issues we face at work. By using SMART, you can move away from vague instructions and enjoy clearer, more effective communication, which ultimately leads to better work efficiency and less stress. Now, it’s time for you to try using SMART communication to achieve clearer results in your own workplace!