우선순위 정리하는 가장 쉬운 방법

 

 

시간 관리 못하는 사람의 공통점, 그리고 해결법

 

중요한 일을 고르는 효과적인 방법

 

1. 중요한 것들을 잘 선택하고 있나요?
우리는 하루에도 수많은 일을 처리하며 바쁘게 움직입니다. 그런데 이렇게 물어볼게요.

“지금 당신이 하고 있는 일들 중 진짜 중요한 일이 무엇인지 명확히 알고 계신가요?”

바쁘게 일한다고 다 성공하는 것은 아닙니다. 오히려 중요한 일을 놓치고 긴급한 일에만 쫓기다가 번아웃에 이르는 경우도 많죠.

그래서 오늘은 많은 전문가들이 추천하는 두 가지 우선순위 선정법, 즉 ‘4/4분면 우선순위 선정법’과 ‘한 사분면 내 점수 평가 우선순위 선정법’을 소개하고자 합니다. 이 두 가지 방법을 활용하면 중요한 일 중에서도 더 중요한 일을 골라내어 효율적인 업무 처리가 가능해집니다.

2. 우선순위 선정 기준 - 무엇을 기준으로 정할까?
우선순위 선정의 기본 기준은 ‘중요도’와 ‘긴급도’입니다.

• 중요도(Importance)는 어떤 업무가 목표 달성에 미치는 영향의 크기입니다. 중요한 일은 장기적이고 의미 있는 성과에 기여합니다.
• 긴급도(Urgency)는 일을 얼마나 빨리 처리해야 하는지를 뜻합니다. 긴급한 일은 보통 마감 시간이나 갑작스러운 상황에 따른 요구 때문에 즉시 처리해야 합니다.

하지만 단순히 중요도와 긴급도만 보는 것보다, 요즘은 ‘일의 가치(Value)’와 ‘시간 제한(Time Constraint)’도 함께 고려합니다.

예를 들어, 어떤 업무가 매우 중요하지만 시간이 충분하다면 전략적으로 접근할 수 있습니다. 반면, 가치가 낮더라도 급박한 시간 제한이 있다면 적절히 대응해야 하죠.

3. 우선순위 4/4분면의 시초와 개념 - 스티븐 코비의 시간 관리 매트릭스
우선순위 4/4분면 개념의 시초는 미국의 경영 컨설턴트이자 작가인 스티븐 코비(Stephen R. Covey)입니다.

 

1989년에 출간한 베스트셀러 『성공하는 사람들의 7가지 습관(The 7 Habits of Highly Effective People)에서 이 개념을 체계적으로 소개했습니다.

스티븐 코비의 시간 관리 매트릭스란?
우리가 하루를 보내는 활동을 ‘중요도’와 ‘긴급도’라는 두 축으로 나누어 네 가지 영역(사분면)으로 분류했습니다.

사분면	중요도	긴급도	특징	대표 활동
1사분면	높음	높음	즉각적인 주의와 대응이 필요	마감 임박 업무, 위기 대응
2사분면	높음	낮음	장기적 성과를 위한 계획과 투자	목표 설정, 자기 계발
3사분면	낮음	높음	방해 요소, 타인의 요청	불필요한 전화, 방해성 미팅
4사분면	낮음	낮음	시간 낭비, 소모성 활동	무의미한 인터넷 서핑, 잡담

특히 ‘2사분면’에 주목했는데, 이 영역이 장기적 성공과 자기 발전에 가장 큰 영향을 주는 영역이라고 강조했습니다.

4. 4/4분면 우선순위 선정법 활용법과 사례

 

활용법

• 1사분면 업무 처리 : 위기 대응과 즉각적인 일이므로 가장 먼저 처리합니다.
• 2사분면 업무 계획 : 전략 수립, 자기 계발, 건강관리 등 장기적으로 중요한 일에 투자할 시간을 확보합니다.
• 3사분면 업무 최소화 : 방해가 되거나 불필요한 일은 위임하거나 줄입니다.
• 4사분면 업무 삭제 혹은 제한 : 무의미한 활동이나 시간 낭비는 과감히 줄입니다.

 

사례 1: 직장인 김 대리의 하루 계획

• 1사분면 : 오늘 마감해야 하는 보고서 작성, 갑작스러운 고객 불만 처리
• 2사분면 : 다음 분기 전략 기획, 직무 관련 교육 수강
• 3사분면 : 팀 내 갑작스러운 요청, 불필요한 회의 참석
• 4사분면 : 점심시간 후 스마트폰 SNS 확인

김 대리는 매일 아침 이 분면에 따라 업무를 재분류하고 계획합니다.

덕분에 긴급하지만 중요하지 않은 요청에 휘둘리지 않고, 자기 발전과 전략 업무에 집중할 수 있게 되었죠.

5. 한 사분면 내 우선순위 선정법: 중요도, 긴급도, 영향도 평가
4분면 분류 후에도 각 사분면 내에 여러 업무가 있을 경우 우선순위를 정하는 데 어려움이 있을 수 있습니다. 이때는 ‘영향도’를 포함해 점수제로 평가하는 방법이 효과적입니다.

평가 기준

• 중요도 (1~5점)
• 긴급도 (1~5점)
• 영향도 (1~5점): 해당 업무가 조직이나 개인의 목표에 얼마나 큰 영향을 미치는지

계산 방법
각 업무의 세 가지 점수를 곱해 총점을 산출하고, 점수가 높은 순으로 우선순위를 매깁니다.

사례 2: 직장인 김 대리의 2사분면 업무 점수 평가

업무	중요도	긴급도	영향도	점수 (곱하기)
신제품 발표 자료 준비	5	3	4	60
자기 계발 온라인 강의 수강	4	2	3	24
장기 고객 관계 전략 수립	5	1	5	25

 

여기서 신제품 발표 자료 준비가 가장 높은 점수를 받았으므로 우선 처리 대상입니다.

6. 두 가지 방법의 시너지: 4분면 + 점수 평가
이 두 방법을 함께 사용하면, 업무를 큰 틀에서 구분하고 세부 우선순위까지 체계적으로 관리할 수 있습니다.

• 큰 그림을 그리려면 4분면 분류
• 세밀한 순위 정리는 점수 평가법

이렇게 하면 업무 몰입도와 효율성이 극대화됩니다.

7. 왜 우선순위 선정이 중요할까?
바쁜 일상에서 우선순위를 잘 선정하는 것은 단순한 시간 관리가 아닙니다.

• 성과 극대화: 중요한 일을 놓치지 않아 목표 달성에 가까워집니다.
• 스트레스 감소: 불필요한 일에 에너지 낭비를 줄여 마음이 편안해집니다.
• 삶의 균형: 중요한 일과 개인 생활의 균형을 맞출 수 있습니다.

특히 스티븐 코비가 강조한 2사분면 업무에 집중하는 것은 성공적인 삶의 필수 요소입니다.

8. 실생활에 적용하는 팁

• 매일 또는 매주 업무를 4분면으로 분류해 보세요.
• 업무별 중요도, 긴급도, 영향도를 평가해 점수를 매기세요.
• 1, 2사분면 업무에 집중할 시간을 반드시 확보하세요.
• 3, 4사분면 업무는 과감히 줄이고, 가능한 한 위임하세요.
• 상황 변화에 따라 우선순위를 주기적으로 재조정하세요.

 

9. 중요한 것 중에 더 중요한 것을 선택하는 힘
우선순위를 정하는 능력은 단순히 일 잘하는 사람과 그렇지 않은 사람을 구분하는 기준을 넘어, 삶의 질을 좌우하는 중요한 역량입니다.

스티븐 코비의 4분면 우선순위 선정법과 한 사분면 내 점수 평가법을 적절히 활용하면, 바쁜 일상에서도 진짜 중요한 일을 놓치지 않고 효율적으로 성과를 낼 수 있습니다.

바쁘게만 움직이지 말고, ‘진짜 중요한 것’을 선택하는 힘을 키워보세요. 그것이 여러분의 삶과 커리어에 놀라운 변화를 가져다줄 것입니다.

 

 

 

우선순위 정리하는 가장 쉬운 방법

 

 

 

An Effective Way to Choose What Really Matters

 

1. Are You Choosing What’s Truly Important?
Every day, we handle countless tasks and stay constantly busy. But let me ask you this:

“Among all the things you’re doing today, do you clearly know which ones are truly important?”

Working hard doesn't always lead to success. In fact, many people end up burned out from constantly chasing urgent tasks while neglecting the truly meaningful ones.

That’s why today, I want to introduce two powerful methods recommended by productivity experts:

• the Time Management Matrix (4-Quadrant Method)
• the Priority Scoring Method within each quadrant.

By combining these two tools, you’ll be able to distinguish what's truly important—even among already important tasks—and handle your work more effectively.

2. What Are the Criteria for Prioritizing?
The two fundamental criteria for prioritization are:

• Importance: How much a task contributes to your long-term goals or core objectives.
• Urgency: How soon a task needs to be completed.

But in today’s fast-moving world, it’s also useful to add two more factors:

• Value: What return or benefit the task brings.
• Time Constraint: How tight the schedule is.

For example, if a task is important but not urgent, you can approach it strategically. On the other hand, even a low-value task may need quick handling if it has a pressing deadline.

3. The Origin of the 4-Quadrant Method – Stephen Covey’s Time Management Matrix
The origin of the 4-quadrant prioritization method comes from Stephen R. Covey, a renowned American author and leadership consultant.

In his 1989 bestselling book, The 7 Habits of Highly Effective People, Covey introduced the Time Management Matrix, a model that classifies tasks based on importance and urgency.

What Is Covey’s Time Management Matrix?
This model divides tasks into four quadrants:

Quadrant	Importance	Urgency	Description	Examples
Q1	High	High	Requires immediate attention	Project deadlines, urgent crises
Q2	High	Low	Long-term value and growth	Planning self-development, exercise
Q3	Low	High	Interruptions, other people’s priorities	Unnecessary meetings, sudden requests
Q4	Low	Low	Time wasters	Browsing social media, idle chatting

Covey emphasized that Quadrant 2 is the most valuable area—this is where true long-term success and self-improvement happen.

4. How to Use the 4-Quadrant Method + Real-Life Example

 

How to Apply It

• Identify and List Your Tasks
  Start by writing down everything you need to do today or this week.
• Categorize by Quadrant
  Divide tasks into Q1–Q4 using importance and urgency.
• Act on Q1 First
  These are time-sensitive and important. Handle them immediately.
• Make Time for Q2
  These tasks won’t scream for attention, but they’re the most important for growth.
• Minimize Q3 Tasks
  These often come from others. Delegate or set boundaries.
• Eliminate Q4
  Cut down or remove activities that waste your time and energy.

 

Example: A Day in the Life of Office Worker "Mr. Kim"

Quadrant	Tasks
Q1	Finish report due today, respond to a customer complaint
Q2	Prepare next quarter’s strategy, attend a professional development course
Q3	Respond to a teammate’s ad hoc request, join an unnecessary meeting
Q4	Scroll social media during lunch

 

Mr. Kim begins each day by categorizing his tasks into quadrants. This helps him avoid being overwhelmed by urgent but unimportant tasks and lets him focus on what really matters.

5. Within-Quadrant Prioritization: Using Importance, Urgency, and Impact
Even after using the quadrant system, you may still have multiple tasks in one quadrant. Here, scoring each task can help clarify priorities.

Scoring Criteria

• Importance (1–5)
• Urgency (1–5)
• Impact (1–5): How much the task affects overall goals

Multiply all three scores to get a total priority score.

Example: Priority Scoring for Mr. Kim’s Q2 Tasks

Task	Importance	Urgency	Impact	Total Score
Prepare product launch materials	5	3	4	60
Attend an online development course	4	2	3	24
Build long-term client relationship strategy	5	1	5	25

 

The product launch materials have the highest score, making them the top priority within Q2.

6. Combining the Two Methods: Matrix + Scoring
Using both methods together is powerful:

• Use the 4-quadrant matrix to see the big picture
• Use the scoring method to sort details within each quadrant
• This ensures you’re not only doing the right things but doing them in the right order.

7. Why Prioritization Matters
Setting clear priorities is more than just time management. It directly affects your results and quality of life.

• Better Performance: You stay focused on goals that truly matter.
• Less Stress: You avoid burnout by eliminating unnecessary tasks.
• Life Balance: You make space for both productivity and personal well-being.

Covey emphasized that spending time in Quadrant 2 is the key to long-term success and personal fulfillment.

8. Daily Prioritization Checklist

• Did I write down all my tasks today?
• Did I classify them into the 4 quadrants?
• Did I score each task (importance/urgency/impact)?
• Did I start with Q1 tasks?
• Did I block time for Q2 tasks?
• Did I minimize or delegate Q3 tasks?
• Did I cut out Q4 distractions?
• Did I review and adjust my priorities?

 

9. The Power of Choosing What’s More Important
Knowing how to prioritize is a core skill that separates high performers from the rest.

By applying Stephen Covey’s Time Management Matrix and the within-quadrant scoring method, you’ll stay focused, reduce stress, and achieve more with less.

So, don’t just stay busy. Learn to choose what’s most important—and you’ll see lasting changes in your career, well-being, and life.